Любое совещание занимает достаточно много времени. Так, если перевести его в финансы, то получится внушительная сумма. В связи с этим успешная компания просто не может позволить себе такой роскоши, как проведение нудных совещаний. Предлагаем ознакомиться Вам с ключевыми моментами, которые помогут Вам сделать совещание таким, чтобы персонал шел на него с удовольствием, а по его завершению с горящими глазами принимался за выполнение своих обязанностей.
- Не приглашайте лишних участников. Предварительно Вы должны ответить на вопрос: «Затрагивает ли обсуждаемая тема данного конкретного сотрудника?». Необходимо понимать, что «лишние» кадры на совещании – это ненужные обсуждения и неизбежная трата времени.
- Необходимо четко и ясно обозначить цель и повестку совещания. На данном этапе каждый сотрудник должен понять, о чем же на самом деле пойдет речь, какой итог совещания должен получиться.
- Включите сотрудников в обсуждение стоящей перед ними задачи. При этом огромное значение имеет то, что сотрудники должны самостоятельно подойти к тем решениям, которые Вы ожидаете. Не навязывать, а подвести сотрудников – это главное правило. Это станет отличной мотивацией для сотрудников на воплощение в жизнь принятых ими решений.
- Фиксируйте все сказанное. В том случае, если начать пренебрегать данным правилом коллектив начнет забывать те факты или заключения, которые уже были озвучены, и эффективность процесса начнет падать.
- Работайте циклами. Данный момент подразумевает наличие пяти минутного перерыва между каждыми 25 минутами работы. В противном случае работники будут уставшими, и добиться здравых и результативных решений определенной проблемы вовсе не удастся.
- Принимаем решения и распределяем ответственность. На данном этапе должны быть определены меры по решению конкретного вопроса, а также все участники должны осознать взятые обязательства.
- Окончание совещания. Следует поставить точку для того, чтобы сотрудники разошлись с ощущением завершенного мероприятия.